Možná už máte datovou schránku zařízenou nebo Vám dorazil dopis s přihlašovacími údaji. Tyto přihlašovací údaje chodí poštou od Nového roku nejen všem podnikajícím osobám ale také všem osobám, kteří mají svou podnikatelkou činnost pozastavenou. Pokud již datovou schránku máte zřízenou a používáte ji můžou pro Vás být moje tipy a rady ohledně používání datové schránky známé.

Co je to Datová schránka?

Datová schránka je jednoduchý komunikační nástroj pro komunikaci s úřady co se týká nejenom podnikání. Datovou schránku si můžete zřídit i jako fyzická nepodnikající osoba. Pokud podnikáte a již máte tuto datovou schránku, chtěli by jste ji využít i pro své soukromé účely, například pro komunikaci s úřady, tak to bohužel nelze, na toto je potřeba si dát pozor. Jako podnikatel i jako fyzická osoba musíte mít zvlášť zařízené dvě datové schránky.

Proč Datová schránka vznikla?

Digitalizace státní správy a ušetřené nemalé peníze pomohli vzniku tohoto nástroje. Jedním z hlavních důvodů je také zjednodušení komunikace občana s úřady. Pro úředníka je jednoduší odeslat datovou schránkou zprávu ze svého počítače než jí zvlášť tisknout a podávat písemně.

Platnost doručené datové zprávy?

Každá obdržená zpráva se považuje za přečtenou i když jste ji neotevřeli nebo Datovou schránku nenavštivily. Na to si musíte dát opravdu velký pozor, protože na rozdíl od dopisu, který Vám doručila Česká pošta do schranky nebo vlastních rukou. Narozdíl od emailů, kde emaily v emailové schránce můžete mít i několik let tak v datové schránce jsou dopisy uloženy pouze 90 dní!

Jak probíhá komunikace mezi odesilatelem a příjemcem?

Každý odesílatel i příjemce má sřízený speciální několikamístný nezaměnitelný kód například: „a7eds6“ pomocí kterého je osoba identifikovaná. Něco podobného jako je emailová adresa, která není zaměnitelná.

Datová schránka je vlastně email?

NE. Není to email. V mnoha odhledech Datová schránka připomíná email ale není to email. V datové schránce na rozdíl od emailu nezadáváte text zprávy. Veškerá komunikace probíhá na základě písemných dokumentů. Když chcete odeslat někomu zprávu, nejprve tuto zprávu musíte napsat jako dokument například v programu Word. Následně tento pdf dokument připnout jako přílohu do dané komunikace v datové schránce. Postup si popíšeme později.

Přihlášení do datové schránky?

Přejděte na odkaz Datová schránka. V pravé části uprostřed stránky je bílá tabulka „Přihlašení“. Pokud Vám přišel dopis s jménem a heslem zvolte přihlášení „JMÉNEM A HESLEM“. V dalším kroku zadejte své „Uživatelské jméno a Heslo“

Jak změnit přístupové heslo v Datové schránce a jeho délku platnosti?

Každé heslo má pouze časově omezenou platnost 90dní, poté musí být změněno. Tato platnost stejně jako změna samotného hesla se dá kdykoliv provést v nastavení.

• Nastavení nového hesla: Nastavení > Možnosti přihlášení > Změna hesla > Změnit heslo.
• Prodloužení platnosti hesla na „neomezeně“: Nastavení > Možnosti přihlášení > Platnost hesla > Prodloužit platnost neomezeně > Uložit

Jak odeslat zprávu Datovou schránkou?

Nejprve klikneme na tlačítko „NAPSAT ZPRÁVU“. Otevře se vám pod okno Nová zpráva, do bíleho řádku s popiskem „Hledat jméno, adresu….“ nejjednodušší způsob je adresáta vyhledat pomocí jeho ID například pro finanční úřad pracoviště Ostrava III „ID: f8jn6rd“ (viz. obrázek 1). V dalším kroku následuje předmět. Stručný předmět napíšete do bílé kolonky „Předmět“ (viz. obrázek 2). V posledním třetím kroku přiložíte přílohu (viz. obrázek 3). Nezapomeňte nejprve je třeba přiložit první dokument jako průvodní dopis a následně přiložit přílohu. Tudíž budete odesílat 2 přílohy.

Tip na závěr: Oznámení na nově příchozí zprávy do Datové schránky na email.

Správné nastavené oznámení pro nově příchozí zprávy považuji osobně za to nejdůležitější. Málo s nás každý den kontroluje Datovou schránku. Nesmíme také zapomenout, každá přečtená i nepřečtená zpráva se po 90 dnech nenávratně automaticky vymaže. Taková zpráva nám může zadělat na velký problém.

Prošvihnout termín například na finančním úřadě samozřejmě nikdo nechceme, proto si prosím zkontrolujte nastavení oznámení. Toto oznámení může chodit na email nebo jako SMS zpráva.

Postup nastavení: NASTAVENÍ > NOTIFIKACE > Notifikace e-mailem / SMS notifikace > Adresa elektronické pošty > Napsat Váš email > Uložit

Tak a to je vše. Budu rád když mně pošlete další nápady, připomínky a podměty pro doplnění tohoto článku. Pokud máte jakýkoliv dotaz ohledně Datové schránky můžete se na mně obrátit.

Odkazy které se můžou hodit:

https://www.mojedatovaschranka.cz/portal/ISDS/nastaveni/notifikace/email